Mối quan hệ giữa thời gian và mức độ quan trọng của công việc

Trong cuốn sách Tuần làm việc 4 giờ, tác giả đưa ra một đánh giá tinh tế, đáng lưu tâm về sự khác biệt giữa năng suất và hiệu quả.

Ta thường hướng tới mục tiêu làm việc năng suất cao, có nghĩa là thực hiện một số lượng công việc nhiều nhất có thể trong một khoảng thời gian nhất định, cách thức này khiến ta trở nên bận rộn, nhưng sự bận rộn không đồng nghĩa với hiệu quả. Nó còn dẫn ta tới việc cố gắng lấp đầy khoảng trống thời gian bằng những việc không hề quan trọng.

Trong khi đó hiệu quả - có nghĩa là mình thực hiện những việc quan trọng hướng trực tiếp tới mục tiêu của mình. Từ đó ta cần xem xét lại mối quan hệ giữa thời gian và mức độ quan trọng của công việc. Và thấy rằng:

"Một công việc làm hết nhiều thời gian không có nghĩa là nó quan trọng, và mình dành nhiều thời gian để làm 1 việc cũng không khiến nó trở nên quan trọng hơn."

Để khắc phục điều này, tác giả đưa ra những cách thức mạnh bạo để bẻ thói quen thông thường nhằm hướng theo mục tiêu hiệu quả:

- Chúng ta không nên đến văn phòng hoặc mở máy tính ra, mà không biết phải làm cụ thể điều gì -> Bởi khi đó chúng ta sẽ mau chóng lấp đầy khoảng thời gian đó bằng việc kiểm tra mail hay mạng xã hội.

- Đưa ra một thời hạn ngắn phi lý cho một công việc cần hoàn thành -> Khi đó ta sẽ chỉ có thời gian để tập trung hoàn toàn vào những việc mang lại hiệu quả.

- Chỉ chọn 1 đến 2 công việc sẽ hoàn thành trong ngày. Và tự hỏi, nếu hôm nay tôi chỉ hoàn thành được 1 công việc này thôi, thì tôi có cảm thấy hài lòng không.

Cách tiếp cận này, khiến ta liên tục hướng sự tập trung vào những điều quan trọng, luôn động não và đối mặt trực diện với vấn đề mà không vô thức né tránh. Nó khiến ta tự động sắp xếp sự ưu tiên mỗi ngày, và tự hỏi điều gì là quan trọng nhất của mình, mình đang hướng tới mục tiêu gì và không chấp nhận xao nhãng vào những vấn đề không liên quan.

Quá trình tự vấn đó, đôi khi sẽ đưa ta vào một trạng thái hoang mang, khó chịu, bởi có thể tất cả mọi việc ta làm khi ấy đều dường như vô nghĩa. Nhưng đó là một bước khởi đầu cần thiết, một cách tự nhiên, ta sẽ hướng tới những câu hỏi như "tôi là ai?", "sứ mệnh của tôi là gì?", ép ta phải tự đưa ra những mục tiêu dài hạn, những tầm nhìn, ta vẫn nghe thấy xa xôi ở mãi đâu, nay thấy ngay đây và vô cùng thực tế.